Introducción

La videoconferencia es un medio de divulgación y de capacitación tecnológico que apoya a la didáctica dentro de los procesos académicos o administrativos en los cuales se comparte información, por medio del cual dos o más puntos distantes establecen comunicación con una capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma bidireccional. Esto hace que en un medio organizacional y educativo, el conferencista, docente y los estudiantes, desde todos los sitios, se vean unos a otros y establezcan una comunicación interactiva y simultánea.

Dada su flexibilidad, la videoconferencia posee grandes ventajas sobre el resto de los medios de comunicación. La interacción es más real, productiva y eficaz. Representa el modelo más cercano al proceso de divulgar de una manera virtual cara a cara, ya que permite el empleo de técnicas grupales, de pregunta y respuesta, de exposición y sustentación de ideas y generación de debates. Es por lo tanto un medio de gran valor didáctico, en el cual se involucran el intercambio de datos, imágenes, videos, y prácticamente cualquier tipo de información.

Este recurso es integrado que ofrece el SENA como un servicio para mejorar la cobertura y obtener una comunicación eficaz y aumentar la productividad de nuestra entidad.

El servicio de videoconferencia del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA se rige por los principios de puntualidad, respeto, equidad, calidad y ética

El servicio de videoconferencia se considera como de primordial interés para la Institución, y éstos deben apoyar su Misión.(Formación Profesional Integral)

El SENA realiza servicios de videoconferencia de acuerdo con necesidades académicas y administrativas sustentadas debidamente y con un costo de valor por punto y hora, tanto para entidades públicas como privadas, Únicamente con fines educativos, será el correspondiente al promedio de los precios vigentes del mercado, esto es, 1.4 veces el salario mensual legal vigente según resolución No 01366 de 2001.

El solicitante deberá respetar todos los lineamientos incluidos en este documento para conservar el derecho a continuar utilizando este medio de comunicación.

Si la cancelación del evento es ocasionada por alguna causa interna del SENA o por una causa generada por la empresa que nos presta el servicio como fallas técnicas, fenómenos naturales, situaciones de orden público, paros, entre otros, la Dirección General del SENA avisará por escrito al solicitante o hablará con el responsable del evento, en la cual todos los gastos serán cargados al SENA, si es el caso de una entidad externa pública o privada.

Normas para los solicitantes del Servicio

-Reservar la fecha, para que no se presenten eventos en los cuales haya algo programado.

-Organizar la videoconferencia con tiempo suficiente teniendo en cuenta divulgación que tiene que hacer el solicitante y todas las condiciones pertinentes de la realización en cuanto a la parte técnica, operativa y logística de la emisión y recepción de los puntos de enlace.

-Las videoconferencias deberán solicitarse con 15 días hábiles de antelación al evento.

-Las videoconferencias nacionales o visitas externas para conocer la infraestructura deberán hacerse con 5 días hábiles previos a la ocurrencia del evento mediante comunicación escrita dirigida al Despacho del Director General el cual debe anexar el formato anexo debidamente diligenciado; sin embargo se recomienda antes de enviar esta comunicación verificar telefónicamente la disponibilidad de la fecha y hora que se desea reservar.

-La puntualidad es muy importante, la persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 45 minutos antes de la emisión. En la sala siempre habrá un funcionario responsable que le ayudará y le proporcionará toda la asistencia que necesite.

-Deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (Contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión.

-El solicitante deberá entregar 30 minutos antes del inicio de la videoconferencia, el guión con el respectivo orden de las intervenciones y deberá entregarle una copia a los conferencistas, personas que manejan la parte operativa.

-No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los equipos de videoconferencia. Tampoco está permitido fumar.

-Solicitar si desea o no la grabación de la videoconferencia.

-En caso de retraso en el enlace o en la llegada de las personas participantes se respetarán sus reservaciones hasta 15 minutos después de la hora programada; transcurrido este lapso, el personal técnico y operativo hará el respectivo desmonte de los equipos y de la señal.

Para tener en cuenta

La dependencia solicitante del servicio es la encargada de la divulgación al grupo objetivo.

El primer punto a tener en cuenta a la hora de prepararse para participar en una videoconferencia es el relativo a cómo ir vestido. Esto debe cuidarse, ya que la mayor parte del tiempo las regionales receptoras le están viendo y, en algunos casos, las características de la indumentaria pueden disminuir la resolución de la imagen. Debe procurar vestir con tonos suaves y uniformes. También deben evitarse en lo posible adornos metálicos u otros objetos que puedan producir reflejos.

Durante la realización de la videoconferencia, no deben realizarse excesivos movimientos (en beneficio de la calidad de la imagen, por cuestiones técnicas del sistema), es decir, no debe darse la conferencia levantándose o andando por auditorio aunque tampoco debe permanecer rígido "como una estatua". El conferencista estará sentado frente a la cámara y su actitud deberá ser la misma que tendría si estuviese sentado con los alumnos o con el público alrededor de una mesa o un auditorio.

Para disminuir e incluso hacer desaparecer la barrera de la distancia es aconsejable que el conferencista mire y se dirija al auditorio cuando ellos cuando hable, para que así tengan la sensación de estar en el mismo recinto. Para hablar dirigiéndose a los alumnos, debe mirar a la cámara: los ojos de las personas, que le están viendo en el otro extremo, son la cámara y no el monitor en el que usted les ve a ellos.

Debido al complejo proceso de tratamiento de la información que tiene lugar en los equipos se produce un pequeño retraso, de medio segundo aproximadamente, en la recepción de la imagen y del sonido en el otro extremo (un ejemplo ilustrativo de este retraso se produce cuando alguien cuenta un chiste y se observa que en el otro extremo tardan cerca de medio segundo en reírse). Este pequeño retraso no dificulta el diálogo pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de participar en una discusión.

Para la coordinación logística del evento, es necesario que se advierta en la solicitud quien se hará responsable en representación del solicitante con número telefónico y correo electrónico.

Por contar con un micrófono ambiental se recomienda no utilizar papeles, bolígrafos u otros elementos que puedan generar ruido, ni mucho menos tapar el micrófono a la hora de su exposición.

Cada usuario tanto del SENA, como externo deberá diligenciar el siguiente formato adjunto, el cual se detalla a continuación para reservar el servicio solamente se hará por escrito y tiene que esperar la respuesta para posteriormente realizar la respectiva divulgación.

Formato de solicitud de Servicios

Este formato es para garantizar el éxito de la emisión y es muy importante para nosotros contar con la información completa para garantizar todo el alistamiento técnico y logístico de la emisión, de usted depende el éxito del evento.

Datos del usuario:
En este espacio se pretende identificar el nombre del solicitante, y la entidad, ya sea pública o privada y en el caso del SENA, sería la Regionales y los Centros de Formación.

Fecha y hora de terminación:
Se colocará la fecha exacta y el horario establecido.

Información Temática:
Relación de los temas a tratar y un breve resumen del mismo

Persona responsable del evento:
Este punto es para mantener constante comunicación sobre aspectos técnicos y logísticos de la emisión.

Público objetivo al que esta dirigido:

Es necesario saber a quien está dirigido el evento para tener a disposición las salas de videoconferencia.

Expositores y cargos que desempeñan
Es importante tener esta relación para la ubicación de la mesa y del sitio de emisión.

Número de puntos o ciudades a enlazar
Esta relación de puntos de enlace es fundamental para garantizar tanto auditorios como la señal para la recepción, pues cabe aclarar que la programación se envía con una semana de anticipación a la fecha y las salas de videoconferencia son múltiples (están para otros eventos).

Tipo de ayudas tecnológicas
Tipo de ayudas audiovisuales para la emisión, en este punto hay que aclarar que las ayudas son muy diferentes a una conferencia, esto es videoconferencia por lo tanto se le da otro tratamiento a las presentaciones como el caso de Power Point Microsoft, flash de Macromedia, etc…,los textos deben estar altamente contrastados para permitir una mejor visibilidad en las regionales receptoras: fondos claros letras oscuras , rojos , negros, azules, invertidos sobre fondos oscuros, el tamaño de letra no debe ser inferior a 24 puntos, sin animaciones, y preferiblemente no realizar gráficos no da la mejor resolución.

Capacidad de Auditorio:
Es importante saber cuantas personas van asistir a los puntos de emisión y recepción para garantizar el alistamiento logístico.

Normas para los Funcionarios que manejan la parte operativa de los equipos

Rectificar el volumen del TV.

Corroborar el volumen del control.

Mantener la cámara de vídeo con buen enfoque.

No acercar demasiado el micrófono para evitar distorsión.

No dejar el micrófono cerca del tv.

Evitar halar cable del micrófono constantemente

Recomendar tener el volumen del televisor y de los equipos de videoconferencia al 50%.

Predefinir dos imágenes para tenerlas disponibles durante la emisión.

Evitar presionar el botón de transferencia de instantáneas ya que bloquea la imagen en los demás puntos, en caso de que esto suceda se debe hacer conmutación local remoto.

Instruir a los expositores y personas que van a participar en la forma como deben manejar el micrófono durante su intervención

Evitar las interrupciones ociosas cuando un sitio entra tarde por cualquier razón.

Asegurarse que cuando la regional participe la persona que esté hablando sea enfocada por la cámara y no enfocar puertas, paredes, cortinas y demás elementos físicos.

En la sesión de preguntas, si la regional no va a intervenir es importante que haga el respectivo reporte pues esto nos permite confirmar si el sitio está activo.

Evitar enfocar imágenes que distraigan la atención de lo puntos de enlace y que en algunas ocasiones resultan desagradables.

Mientras no se esté participando activamente de la videoconferencia verificar que el micrófono esté bloqueado.

Atender los llamados e instrucciones impartidas por el moderador o quién haga sus veces en el sitio emisor.

Debido a que el sistema hace conmutación por voz, se debe evitar la participación indiscriminada, es necesario esperar el turno para intervenir. Esto evita distorsión en la imagen que se envía a nivel nacional.

Reportar oportunamente cualquier mal funcionamiento de los equipos de videoconferencia al grupo de soporte en la Dirección General, División de Sistemas.

Es importante que la Regional que emita una videoconferencia, al final haga una evaluación de la misma en cuanto a l parte técnica y operativa.

Normas para los funcionarios que manejan la parte logística / o divulgación del servicio

Los auditorios deben estar reservados tanto para la emisión y recepción por eso la programación se envía con 8 días de antelación.

En caso de que haya problema con el auditorio, por favor comunicarlo con antelación a la Dirección General

Tener el auditorio disponible con media hora de antelación al evento ya sea de emisión o recepción.

Los auditorios deben estar debidamente en buenas condiciones de aseo.

Asegurar la ubicación de todas las insignias institucionales (imagen institucional)

Tener buena disposición para atender a los participantes del evento.

Apoyar la divulgación de las videoconferencias