Normas para los solicitantes del Servicio
-Reservar la fecha, para que no se presenten eventos en los cuales haya algo programado.
-Organizar la videoconferencia con tiempo suficiente teniendo en cuenta divulgación que tiene que hacer el solicitante y todas las condiciones pertinentes de la realización en cuanto a la parte técnica, operativa y logística de la emisión y recepción de los puntos de enlace.
-Las videoconferencias deberán solicitarse con 15 días hábiles de antelación al evento.
-Las videoconferencias nacionales o visitas externas para conocer la infraestructura deberán hacerse con 5 días hábiles previos a la ocurrencia del evento mediante comunicación escrita dirigida al Despacho del Director General el cual debe anexar el formato anexo debidamente diligenciado; sin embargo se recomienda antes de enviar esta comunicación verificar telefónicamente la disponibilidad de la fecha y hora que se desea reservar.
-La puntualidad es muy importante, la persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 45 minutos antes de la emisión. En la sala siempre habrá un funcionario responsable que le ayudará y le proporcionará toda la asistencia que necesite.
-Deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (Contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión.
-El solicitante deberá entregar 30 minutos antes del inicio de la videoconferencia, el guión con el respectivo orden de las intervenciones y deberá entregarle una copia a los conferencistas, personas que manejan la parte operativa.
-No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los equipos de videoconferencia. Tampoco está permitido fumar.
-Solicitar si desea o no la grabación de la videoconferencia.
-En caso de retraso en el enlace o en la llegada de las personas participantes se respetarán sus reservaciones hasta 15 minutos después de la hora programada; transcurrido este lapso, el personal técnico y operativo hará el respectivo desmonte de los equipos y de la señal.
-Reservar la fecha, para que no se presenten eventos en los cuales haya algo programado.
-Organizar la videoconferencia con tiempo suficiente teniendo en cuenta divulgación que tiene que hacer el solicitante y todas las condiciones pertinentes de la realización en cuanto a la parte técnica, operativa y logística de la emisión y recepción de los puntos de enlace.
-Las videoconferencias deberán solicitarse con 15 días hábiles de antelación al evento.
-Las videoconferencias nacionales o visitas externas para conocer la infraestructura deberán hacerse con 5 días hábiles previos a la ocurrencia del evento mediante comunicación escrita dirigida al Despacho del Director General el cual debe anexar el formato anexo debidamente diligenciado; sin embargo se recomienda antes de enviar esta comunicación verificar telefónicamente la disponibilidad de la fecha y hora que se desea reservar.
-La puntualidad es muy importante, la persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 45 minutos antes de la emisión. En la sala siempre habrá un funcionario responsable que le ayudará y le proporcionará toda la asistencia que necesite.
-Deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (Contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión.
-El solicitante deberá entregar 30 minutos antes del inicio de la videoconferencia, el guión con el respectivo orden de las intervenciones y deberá entregarle una copia a los conferencistas, personas que manejan la parte operativa.
-No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los equipos de videoconferencia. Tampoco está permitido fumar.
-Solicitar si desea o no la grabación de la videoconferencia.
-En caso de retraso en el enlace o en la llegada de las personas participantes se respetarán sus reservaciones hasta 15 minutos después de la hora programada; transcurrido este lapso, el personal técnico y operativo hará el respectivo desmonte de los equipos y de la señal.
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